5 Desafíos del Home Office
5 Desafíos del Home Office
Según una encuesta de Gartner, 82% de los empresarios planean permitir el trabajo remoto al menos algunas veces, post-pandemía.
Debido a la pandemia actual del COVID-19, muchas empresas se vieron obligadas a tomar medidas temporales o urgentes para adaptarse al home office (trabajo desde casa) y así continuar operando, aunque la mayoría de ellas no estaban preparadas para este escenario.
Pasada la cuarentena, varios sectores económicos están volviendo a operar, bajo ciertas restricciones y siguiendo los requisitos sanitarios regulados por el gobierno, aun así, como la situación es aún incierta, varias empresas han decidido continuar trabajando en home office.
Mucho se habla de la transformación digital, que es un concepto mucho más complejo que puede incluir no solo cambios en los procesos, sino también en la cultura organizacional, y que requiere un planeamiento más elaborado. De lo que hablamos aquí, es de algunos aspectos del trabajo del día a día, que tal vez no han sido notados, pero que deberían abordarse para que el home office sea productivo y beneficie tanto a los colaboradores como a los dueños de empresa:
1. Acceso a archivos, e-mail y sistemas internos
Muchas organizaciones tienen un repositorio centralizado de archivos (conocido también como fileserver) donde los empleados guardan la información de la empresa, y que está organizado normalmente por áreas y con permisos de acceso definidos para cada colaborador.
Si el colaborador ahora trabaja en home office, probablemente no tenga forma de acceder a esta información, y tiene que guardar los archivos en su propia computadora, y esta práctica puede terminar ocasionando: pérdida de información, información desactualizada o duplicación innecesaria.
Otro aspecto fundamental para toda empresa es el acceso el correo electrónico o e-mail. Debemos asegurarnos que este servicio esté siempre disponible para el usuario, para que no se quede sin enviar un mensaje importante, por lo que debemos contar con un servicio de confianza.
Así mismo, muchas empresas utilizan algún software que solo funciona a nivel interno, por lo que un colaborador en home office, puede tener dificultades para utilizarlo.Dependiendo de la realidad de cada empresa, es posible brindar el acceso a estos recursos de forma segura, a través de tecnologías como VPN o cloud.
2. Soporte técnico
Cuando en la oficina surgen problemas relacionados con el uso de equipos informáticos, estos pueden resolverse con la ayuda de un técnico de soporte o incluso pidiendo ayuda a otro colaborador.
En home office puede ser más difícil de resolver este tipo de incidentes, sin embargo, el uso de herramientas de asistencia por control remoto puede ayudar en este aspecto.
3. Equipo informáico
Cuando el colaborador está en home office, es más fácil que este utilice su computadora personal (o familiar) para trabajar. Por un lado, esto puede ser «bueno» para la empresa porque reduce los costos, sin embargo, si ocurre un incidente con esa computadora (como la invasión de un virus, un problema con el disco duro o problemas de hardware), la información de la empresa se verá comprometida, y el empleado no tendrá toda la responsabilidad, puesto que el equipo no fue proporcionado por la empresa.
Por ello, es mejor que la empresa proporcione un equipo que tenga protección necesaria, este equipo puede ser incluso alquilado, sin necesidad de tener que comprarlo.
4. Comunicaciones
Además de los canales de comunicación más usados como llamadas telefónicas o WhatsApp, cuando se necesita agendar reuniones en grupo con los colaboradores en home office, se requerirá de una comunicación más visual, que incluya video, compartir pantalla y la participación de varias personas. Ante ello, existen soluciones de videoconferencia, ya sea pública o privada, dependiendo de las necesidades de cada organización.
Por otra parte, también es posible que su negocio dependa mucho de hacer llamadas o atender a clientes y proveedores a través de la línea fija. Cuando el colaborador está en home office, puede ser imposible contestar estas llamadas, lo que incluso puede causar pérdidas de oportunidades de negocio. En este caso, la telefonía IP puede ser su aliado.
5. Seguridad
Por último, pero no menos importante, tenemos el aspecto de seguridad, tanto la seguridad física como la seguridad informática.
Con respecto a la seguridad física, ahora con los colaboradores en home office, la seguridad física de muchas oficinas y locales comerciales está más vulnerable que antes, pues los ladrones saben que no hay nadie en la oficina, por ello es necesario tomar medidas de seguridad para la prevención, tales como: cercos eléctricos, alarmas y cámaras de seguridad. Con un sistema de vigilancia con cámaras de seguridad, es posible monitorear lo que sucede dentro de su oficina mientras está fuera de ella, incluso desde el celular.
Con respecto a la seguridad informática, hay que tener en cuenta que desde que se inició la pandemía, los ataques informáticos aumentaron considerablemente y con técnicas cada vez más sofisticadas. Teniendo en cuenta que estando los colaboradores en casa, es muy probable que sean más propensos a ser víctimas de ciberdelincuentes, en comparación a cuando están en la red empresarial. Ante este escenario, lo mínimo que se debe tener en cuenta es que los usuarios estén protegidos por una solución de antivirus y además se debe realizar un trabajo de concientización en como protegerse de amenazas informáticas, pues el factor humano muchas veces es el mayor riesgo para ser a tener en cuenta cuando hablamos de ciberseguridad.
Hemos descrito algunos aspectos que deberían abordarse en la operativa diaria, y en otros artículos profundizaremos mas sobre cada uno de ellos. Debemos mencionar que, para adaptarse a esta nueva forma de trabajo, también deben tomarse en cuenta aspectos más estratégicos como: cambios en los procesos, medición de la productividad e incluso cambios en la cultura de la organización.
